En estas semanas me pidieron la creación de una encuesta, bueno el caso es que se me dio la tarea, cosa que considere una oportunidad para darle un vistazo a este producto estrella que tanto promociona Microsoft, el cual es usado en las medianas y grandes empresas para maximizar la productividad, comunicación, eficiencia, calidad de trabajo, etc.

Bueno, sé que esta actividad no es de lo más compleja, pero bueno son “quizás” lo primeros pasos para el futuro (“¿Quién sabe?”).

Primero tenemos que saber todas las alternativas posibles para crear una encuesta y encontré este artículo del año 2008 (algo viejillo, pero sirve…). En este podemos encontrar una literatura que trata de cual es la mejor opción en la elaboración de una encuesta utilizando diferentes herramientas: InfoPath, SharePoint, Outlook o trabajar los 3 de manera conjunta. Además de los roles que deben existir, lo que se tiene tener en cuenta en el uso de la herramienta, la seguridad, etc. (todo hablado de manera superficial).

Microsoft : “Creación de una infraestructura eficaz de encuestas”

Para crear esta encuesta, me ayudaron amigos de la empresa donde trabajo (desde aquí gracias!), sin ellos no hubiera podido culminar esta actividad que es importante para la empresa. Me ayudaron con sugerencias y cosas que no sabia, cosa que ya estoy practicando y a la vez aprendiendo...

Eso se llama "COMPAÑERISMO"

Creando mi encuesta

Ahora pasemos a los pasos al tema del cual se creó esta entrada, creando una encuesta.

1. Primero hacer clic en Acciones de Sitio y seleccionar la opción Crear


2. En la columna Seguimiento, hacer clic en Encuesta (Survey)

3. Ahora nos muestra la página donde podemos personalizar nuestra encuesta, ya terminado hacer clic en Siguiente.

Las propiedades pedidas son:

  • Título: nombre de la encuesta

  • Descripción: obviamente descripción de la encuesta

  • Mostrar inicio rápido?: si se desea que los usuarios visualicen en el panel de la izquierda un link para ir directo a la encuesta

  • Mostrar el usuario?: aquí se elige si se quiere ser anónima o no

  • Permitir varias respuestas?: si deseas que un usuario pueda realizar más de una vez la encuesta
4. En la siguiente pantalla podremos crear ya las preguntas.


  •  El primer cuadro muestra el contenido de la pregunta

  •  Tipos de respuesta para cada pregunta

  •  Requerir respuesta?: si es obligatoria o no

  •  Las posibles respuestas
Como la mayoría de encuesta son con alternativas múltiples, en el cuadro poner las opciones, pero estas deben estar separadas por un Enter

  • Bifurcación: esta propiedad se utiliza cuando existan preguntas dependientes de otras. Por ejemplo:
En la pregunta A tengo 3 opciones y deseo lo siguiente:

Si el usuario selecciona la opción A y B pueda realizar la pregunta B, pero si el usuario en caso seleccione la opción C, ya no haga la pregunta B y pase de frente a la pregunta C.
5. Para crear la siguiente pregunta, hacer clic en Siguiente hasta terminar todas las preguntas. Ya terminada todas las preguntas hacer clic en Finalizar.

Permisos para mi encuesta

Para la encuesta se puede crear varios roles, como dice el artículo antes mencionado:

  •  Administrador de encuesta

  •  Analista de Encuesta

  •  Diseñador de encuesta

  •  Aprobador de Encuesta

  •  Encuestados
Pero lo básico es crear 2 roles: el que administra y el que realiza la encuesta.

  •  Administrador de Encuesta

  •  Encuestado
Ahora tenemos que habilitar el acceso a los usuarios para que den la encuesta. Lo cual consideramos que ya hemos creado un grupo de usuarios en el AD.
1. Primero creamos el nivel de permiso para el grupo de usuarios que darán la encuesta, lo cual tenemos que ir a la Configuración del Sitio

2. En la columna Usuarios y Servicios, seleccionar Permisos Avanzados

3. En la barra, hacer clic en Configuración y seleccionar Niveles de Permisos

4. En la siguiente página, seleccionar Agregar un nivel de permiso

5. Luego nos pedirá las propiedades :

Nombre: nombre del nivel de permiso

  • Descripción: descripción del nivel

  • Permisos: los permisos para los encuestados. Para una encuesta lo permisos necesarios son:

  • Permisos de Lista: Agregar, Editar y Ver elementos

  • Permisos del Sitio: Ver y Abrir
Nota: En caso se quiera crear una encuesta anónima, en Permisos de Lista solo seleccionar Agregar y Ver Elementos

Cuando se termina de seleccionar los permisos, hacer clic en Crear
6. En la encuesta, el administrador debe seleccionar Configuración y seleccionar Configuración de Encuesta

7. En la columna Permisos y Administración, seleccionar Permisos para esta Encuesta

8. Luego hacer clic en Nuevo y seleccionar Agregar Usuarios

9. En la siguiente página, en el cuadro agregar los usuarios y luego seleccionar el nivel de permiso creado.

10. Luego hacer clic en Aceptar

Si seguiste todos los pasos correctamente ... tu encuesta debe estar ya lista! :D
Bueno esos son los pasos básicos para crear una encuesta, no suele tomar mucho tiempo.
Espero que te sirva la información… y si tienes alguna recomendación o mejora de este post, hazmelo saber por un comentario ...

Nos vemos…
William

6 comentarios:

marvinilt dijo...

Excelente tu post william..!! ps yo kiero poner mi encuesta de forma anónima pro tengo un pequeño problema!! q las casillas en las opciones de acceso anónimo, en la configuración de permisos de la encuesta, me aparecen deshabilitadas y no puedo marcar "agregar elementos" y "ver elementos".. alguna idea de xq pueda ser esto?? desde ya gracias!

Anónimo dijo...

Muchas gracias. Realmente útil.

Anónimo dijo...

Gracias por la info, es de mucha ayuda, se me ha presentado un problema, por error se eliminaron los grupos y usuarios de acceso ahora ya noi tengo la opcion de Configuracion, es posible agregar nuevamente los grupos y usuarios a la encuesta?

Cris Sarmiento dijo...

mismo problema de marvinilt, problema con la respuesta anonima

Alejandro G. dijo...

Excelente tutorial, muchas gracias.

Consulta: Sabes si es posible (de ser asi como se hace) para agregar un campo personalizado a la encuesta. Necestio 2 datos adicionales que estarán disponibles solo para el Administrador y no los usaurios, estos son:

- Sigla de la encuesta
- Universo de usuarios posibles de responder

Estos campos deben estar al nivel del nombre y descripción de la encuesta, no son preguntas.

Muchsa gracias

Carlos Armando dijo...

amigos excelente post..un poco desfasado pero queria consultarle algo..
cuando hice mi encuesta de casi 20 preguntas ...no me sale la barra espaciadora lateral que permite desplazarme por las preguntas superiores ( primera pantalla solo se ve 10 preguntas)..quizas eh desactivado por error alguna opcion..favor me comentan como hago para devolver la barra desplazadora a mis encuestas..